Zarządzanie najmem mieszkań:
Z Nami z Warszawy

Gdy mieszkanie jest wynajęte, dokonujemy wszelkich rozliczeń z najemcą oraz z dostawcami mediów oraz administracją budynku. W przypadkach opóźnień w płatności za najem reagujemy stosując wypracowane procedury. Zarządzanie wynajmem mieszkań obejmuje także regularną weryfikację stanu lokalu poprzez jego wizytowanie. Na bieżąco odpowiadamy za zapytania od najemców oraz reagujemy na wszystkie zgłoszenia dotyczące awarii lub usterek. Z wyprzedzeniem ustalamy z aktualnym najemcą jego plany dotyczące przedłużenia umowy na aktualnych warunkach rynkowych. W przypadku decyzji o nie przedłużaniu umowy, odpowiednio wcześnie zaczynamy poszukiwania nowego najemcy.

Właściciel sprawuje pełną kontrolę poza-operacyjną. To jego nazwisko widnieje w umowach najmu jako wynajmującego. Przy podpisaniu umowy zarządzania wspólnie z właścicielem ustalamy wszystkie szczegóły dotyczące parametrów przyszłego najmu (m.in. widełki ceny najmu, w ramach których możemy się poruszać, specjalne życzenia dotyczące przyszłego najemcy np. zgodę lub jej brak na posiadanie w mieszkaniu zwierząt). Bez wiedzy i zgody właściciela nie doposażamy mieszkania, nie przeprowadzamy remontu, ani nie dokonujemy żadnych napraw, które wymagałyby finansowania przez właściciela. Właściciel ma dostęp online do portalu klienta Jesteś Z Nami, w którym może znaleźć wszelkie informacje dotyczące historii najmu. Dostęp do portalu klienta jest możliwy poprzez stronę www i jest bardzo prosty w obsłudze. Prowadzone przez nas zarządzanie wynajmem mieszkań gwarantuje pełną transparentność. W praktyce, właściciel posiada dostęp do wszystkich istotnych informacji dotyczących aktualnego najmu i czynności podejmowanych przez Z NAMI w sprawie wynajmowanego mieszkania. Podejmuje też wszystkie istotne (zwłaszcza finansowo) decyzje dotyczące jego mieszkania.

Przy ustalaniu optymalnej ceny najmu kierujemy się naszym wieloletnim doświadczeniem w zarządzaniu mieszkaniami na wynajem na terenie Warszawy i okolic oraz polegamy na analizie aktualnej sytuacji rynkowej. Porównujemy też ceny najmu mieszkań którymi aktualnie zarządzamy lub które znajdują się w naszej bazie danych. Nie mamy wpływu na sytuację na rynku najmu mieszkań w Warszawie ale staramy się szybko reagować na jego zmiany i dopasowywać ofertę ceny najmu do aktualnej sytuacji. Częstą praktyką (zwłaszcza biur nieruchomości) jest przekonywanie właściciela mieszkania do żądania niższej ceny najmu w celu szybszego wynajęcia mieszkania i otrzymania stosownej prowizji. Z NAMI tego nie robi. Nasza oferta jest zawsze poprzedzona rzetelną analizą sytuacji rynkowej i doświadczeniem na rynku warszawskim. Jesteśmy zainteresowani maksymalizacją ceny najmu bo nasze wynagrodzenie jest do niej proporcjonalne i zależy nam na długotrwałej relacji biznesowej z naszymi klientami. Od wielu lat, a w ostatnim czasie szczególnie, stawki najmu mieszkań Warszawie notują stały wzrost. Warszawa jest doskonałym miejscem do realizacji inwestycji w mieszkania przeznaczone na wynajem.

Oczywiście, jak najbardziej jest taka możliwość, aby przekazać nam mieszkania, które są już wynajęte. W takiej sytuacji najemcy muszą wyrazić zgodę na podpisanie umowy najmu na naszym wzorze wraz ze wszystkimi załącznikami do umowy.
Na bazie naszych doświadczeń stosujemy praktykę, aby przed przejęciem mieszkania w zarządzanie przez naszą firmę właściciel rozliczył się z najemcą z poprzedniego okresu. Rozpoczynając zarządzanie najmem przez Z NAMI, warto rozpocząć nowy okres rozliczeniowy.
Gdy tylko mieszkanie się zwolni, sporządzimy szczegółową inwentaryzację mieszkania w okresie pustostanu po zakończeniu najmu.

Doradzamy właścicielom niepodpisywanie (a nawet rozwiązywanie) umów z dostawcami internetu i telewizji. Wynika to z faktu, że każdy najemca ma różne preferencje dotyczące pakietu usługi. Dodatkowo, jeżeli najemca we własnym imieniu podpisze umowę z dostawcą, to będzie to dodatkowe zobowiązanie „przywiązujące” go do mieszkania na okres pełnego roku (na taki okres również jest podpisywana umowa najmu).

Występujemy jako pełnomocnik właściciela. Oznacza to, że umowę najmu podpisujemy z najemcami w imieniu właściciela lokalu (to jego dane widnieją na umowie najmu). Często najemcy proszą o przedstawienie pełnomocnictwa, chcąc mieć pewność, że mamy prawo do działania w imieniu właściciela lokalu, który jest wynajmowany. Dokumentem pełnomocnictwa posługujemy się również w kontaktach z administracją i z dostawcami mediów. Pełnomocnictwo poświadczone notarialnie nie pozostawia wątpliwości co do jego autentyczności. Zazwyczaj zarządy administracji osiedlowej oraz dostawcy mediów honorują pełnomocnictwa tylko z podpisem poświadczonym przez notariusza.

Pełnomocnictwo i umowa zarządzania są standardowymi dokumentami, z którymi na co dzień pracujemy. Mając ujednolicone dokumenty, możemy bez każdorazowego wczytywania się w treść podpisanej umowy lub pełnomocnictwa sprawnie zarządzać mieszkaniami oraz odpowiadać na pytania właścicieli i najemców. Skuteczność naszego działania zależy w dużej mierze of efektywnych procedur. Osoby, które poszukują naszej usługi wpisując w wyszukiwarkę frazę: „powierzę mieszkanie w zarządzanie”, oczekują od nas szybkiego i skutecznego działania. Bez standardowej dokumentacji i procedur nie jest to możliwe. Z NAMI wynajem to bezpieczny i szybki proces, dający całkowitą transparentność finansową i organizacyjną.

Pełnomocnictwo jest załącznikiem do umowy zarządzania. W momencie jej rozwiązania pełnomocnictwo przestaje być ważne.

Umowa zarządzania musi zostać podpisana przez wszystkich właścicieli widniejących w akcie notarialnym lokalu. Również pełnomocnictwo notarialne musi zostać podpisane przez wszystkich współwłaścicieli. Może być to jeden dokument, na którym widnieją podpisy wszystkich współwłaścicieli lub może to być kilka odrębnych dokumentów o jednakowej treści. Wyjątkiem jest przypadek, gdy jedna z osób otrzymała od pozostałych współwłaścicieli pełnomocnictwo dające jej prawo ich reprezentowania. W takim przypadku, należy sprawdzić czy w takim pełnomocnictwie jest zapis dający możliwość udzielania dalszych pełnomocnictw i czy reprezentacja obejmuje wszystkie czynności niezbędne do podpisania umowy o zarządzanie lokalem.

Długości okresów pustostanu zależą od wielu czynników w tym między innymi od atrakcyjności lokalizacji, wielkości i rozkładu mieszkania, wyposażenia, czy aktualnej sytuacji na rynku. Najważniejsze jest jednak dopasowanie ceny najmu do poziomu atrakcyjności mieszkania i aktualnej sytuacji na rynku najmu. Z NAMI posiada bardzo dobre rozeznanie rynku najmu w aglomeracji warszawskiej. Potrafimy tak dopasować ofertę, żeby okres pustostanu skrócić do minimum a jednocześnie zachować atrakcyjną cenę dla właściciela mieszkania.

Selekcja najemców jest dla nas bardzo ważnym elementem procesu wynajęcia mieszkania. W przeciwieństwie do biur nieruchomości (które tylko wyszukują najemców, ale nie współpracują z nimi na późniejszych etapach najmu) czujemy się odpowiedzialni za wybór odpowiedniej osoby. Przeprowadzamy dwustopniową weryfikację potencjalnego najemcy. Pierwszy etap opieramy na naszym wieloletnim doświadczeniu w wynajmie mieszkań. Zadajemy odpowiednie pytania, aby lepiej poznać najemcę i zdecydować, czy chcemy z nim nawiązać współpracę. Drugim etapem, opartym już na twardych parametrach, staje się trzystopniowa weryfikacja online. Jej zwieńczeniem pozostaje wydanie Certyfikatu Najemcy prowadzonej przez certyfikowaną firmę simpl.rent. W ramach wymienionych tu procedur dokonywana jest m.in. weryfikacja tożsamości najemcy, sprawdzenie wysokości zarobków, oraz poznanie historii płatniczej w bazach takich jak Biuro Informacji Kredytowej, Krajowy Rejestr Długów, Związek Banków Polskich, Rejestr Dłużników BIG InfoMonitor, czy Rejestr Dłużników BIG ERIF.

Tak, oczywiście. Podpisujemy umowy ze wszystkimi dorosłymi osobami pragnącymi zamieszkać w danym lokalu. W przypadku, gdy do mieszkania chcieliby wprowadzić się niepracujący studenci, umowę najmu podpisujemy z ich rodzicami lub osobami, które będą zobowiązane do uiszczania opłat za mieszkanie (np. ktoś z rodziny). W tym przypadku osoba biorąca na siebie zobowiązanie finansowe do pokrywania opłat za wynajęte mieszkanie, również zostanie zweryfikowana pod kątem jej zdolności finansowej. Rodzice lub opiekunowie w momencie podpisania umowy stają się prawnie współodpowiedzialni nie tylko za regulowanie opłat, ale też za stan mieszkania. Administrowanie mieszkaniami pod wynajem nie ogranicza docelowej grupy klientów, lecz wyraźnie dba o interesy właściciela w kwestiach regularnych płatności i bezpieczeństwa najmu.

Przede wszystkim staramy się działać prewencyjnie i nie dopuścić do sytuacji, aby najemca zalegał z czynszem za najem mieszkania. Jeszcze przed podpisaniem umowy najmu szczegółowo weryfikujemy potencjalnych najemców. Wierzymy, że prewencja jest najlepszą formą dbania o interesy naszych Klientów. Jeżeli pomimo tego zdarzą się opóźnienia w opłatach, natychmiast (już następnego dnia po upływie terminu wpłaty) zaczynamy reagować. Nasz dział windykacji rozpoczyna windykację miękką (wysyłamy SMSy oraz e-maile z informacją o braku płatności). Jeżeli windykacja miękka nie przyniosła efektów, uruchamiamy windykację terenową i za wszelką cenę dążymy do spotkania z najemcą w mieszkaniu lub innym miejscu, w którym aktualnie przebywa. Na spotkaniu egzekwujemy od najemcy płatność za czynsz lub ustalamy konkretny termin, do którego najemca ureguluje zaległość.

Z NAMI zarabia tylko w okresie, gdy mieszkanie jest wynajęte. Dlatego zależy nam na jak najszybszym wynajęciu mieszkania. Robimy wszystko, aby pokazać mieszkanie jak największej grupie potencjalnych najemców.

Przejmując mieszkanie od właściciela, niezależnie od tego czy są w nim najemcy czy nie, musimy wykonać tak samo dużo pracy na początku współpracy. Na opłatę za zarządzanie składają się: sprawdzenie stanu mieszkania, wykonanie szczegółowego protokołu zdawczo-odbiorczego, skompletowanie od właściciela niezbędnych dokumentów, sprawdzenie stanu rozliczeń u dostawców mediów, zmiana adresu korespondencyjnego na adres naszej centrali, wykonanie zdjęć do protokołu zdawczo-odbiorczego oraz na potrzeby ogłoszeń, przygotowanie oferty mieszkania i umieszczenie jej na płatnych portalach ogłoszeniowych. Znalezienie najemcy jest tylko elementem większej całości, jaką staje się kompleksowa obsługa mieszkań.

Prowizja za zarządzanie mieszkaniem jest naliczana od momentu podpisania umowy najmu z najemcą i wynosi 12% od ceny najmu netto (bez opłat administracyjnych i za media). Stawka ta jest zwolniona z podatku VAT. Prowizja jest potrącana z wpłaty czynszu. Właściciel nie musi wykonywać żadnych czynności bankowych umożliwiających zapłatę prowizji (np. nie musi wystawiać polecenia zapłaty).

Nasz cennik jest skonstruowany tak, że w okresie pustostanu nie pobieramy prowizji od właściciela. Brak prowizji motywuje nas do działania i ciężkiej pracy, aby jak najszybciej podpisać nową umowę najmu ze sprawdzonym najemcą.

Kaucja są to środki najemcy, które wpłaca on przy podpisaniu umowy najmu. Jest ona zabezpieczeniem finansowym mieszkania na wypadek wyrządzenia zniszczeń lub w sytuacji, gdy zużycie mediów przez najemcę przekroczy prognozowane zaliczki. Koszty te pokrywane są z kaucji najemcy. Środki finansowe nie mogą być przelewane na konto właściciela, ponieważ to Z NAMI rozlicza najemcę po zakończonym najmie i zajmuje się naprawą ewentualnych zniszczeń i reguluje niedopłaty.

Właściciel w każdej chwili może wydać dyspozycję zmiany numeru rachunku bankowego. Wystarczy wysłać na adres biuro@z-nami.eu wiadomość z informacją o zmianie rachunku wraz z nowym numerem konta i danymi posiadacza rachunku.

Nie zajmujemy się sprawami podatkowymi. Opłacanie podatku od najmu, podatku od nieruchomości i użytkowania wieczystego leży po stronie właściciela. System obsługi najmu nie obejmuje rozliczeń z Urzędem Skarbowym.

Każdy z naszych klientów (właściciel) otrzymuje dostęp do portalu JESTEŚ Z NAMI. System zapewnia dostęp online do wszystkich parametrów związanych z wynajmowanym mieszkaniem. Znajdują się tam umowy wiążące właściciela mieszkania z firmą Z NAMI oraz te zawarte między firmą Z Nami a najemcą. Właściciel będzie tam widział aktualny stan rozliczeń finansowych (opłaty za media, opłaty administracyjne, stan rozliczeń z najemcą, wysokości kaucji). System umożliwia wgląd w historię kontaktów Z NAMI oraz wszystkich czynności podjętych przez nas (zwłaszcza tych, które pociągają ze sobą wydatki finansowe). Portal umożliwia właścicielowi generowanie raportów dotyczących wynajmowanych mieszkań. System JESTEŚ Z NAMI to skuteczne narzędzie umożliwiające nawiązanie kontaktu online.
Wejście do portalu klienta właściciel znajdzie na naszej stronie www.z-nami.eu, w prawym górnym rogu w kafelku „Jesteś Z NAMI”.