Pobieranie kaucji od najemcy jest standardową procedurą przy podpisywaniu umowy o wynajem mieszkania. Będąc jedną z form zabezpieczenia interesów wynajmującego, kaucja stanowi jednoczesne obciążenie dla budżetu najemcy. Najemca powinien mieć tego świadomość, zanim podejmie decyzję o wyborze konkretnego mieszkania. Wynajmujący powinien natomiast ustalić wysokość kaucji na podstawie kilku czynników, które poddamy analizie w niniejszym artykule. Czym jest kaucja za wynajem i jakie procedury są z nią związane? Jak dokonać rozliczenia kaucji po zakończeniu okresu najmu? Czy kaucja w każdym przypadku podlega zwrotowi na rzecz najemcy? Ile powinna wynosić kaucja, aby jak najlepiej spełniała swoją funkcję zabezpieczającą?
Spis treści
- Co to jest kaucja za wynajem?
- Kaucja za wynajem podstawa prawna
- Ile powinna wynosić kaucja?
- Czy kaucja zawsze jest zwrotna?
- Jak rozliczyć kaucję za wynajem lokalu?
Co to jest kaucja za wynajem?
Zanim opiszemy poszczególne mechanizmy przypisane do tej formy zabezpieczenia, wyjaśnijmy, co to jest kaucja za wynajem w świetle obowiązujących przepisów i praktyki transakcyjnej. Kaucja za wynajem (znana również jako kaucja zwrotna lub kaucja zabezpieczająca) dotyczy określonej puli pieniężnej, którą najemca wpłaca wynajmującemu w celu zabezpieczenia warunków realizowanej umowy. Kaucja w umowie najmu mieszkania pełni funkcję motywującą dla najemcy, który poczuwa się do większej dbałości o stan techniczny mieszkania i terminowego regulowania płatności. Zwrot kaucji zależy bowiem od należytego wypełniania obowiązków umowy przez najemcę. Istnieją ściśle określone przypadki, w których wynajmujący ma prawo nie oddać pobranej kaucji. Omówimy je w dalszej części naszego poradnika. Warto jednak już na początku powiedzieć, że to najemca ponosi odpowiedzialność za oddanie właścicielowi mieszkania w stanie niepogorszonym. Punktem odniesienia pozostaje tutaj protokół zdawczo-odbiorczy, sporządzany przy podpisaniu umowy najmu. Kaucja zabezpieczająca pomaga w egzekwowaniu ewentualnych roszczeń, stwarzając mechanizm nacisku finansowego na najemców. Informacja o konieczności uiszczenia kaucji musi pojawić się w umowie najmu mieszkania. Jej maksymalna wysokość podlega ograniczeniom w ustawie o ochronie praw lokatorów.
Kaucja za wynajem podstawa prawna
Aktem prawnym regulującym kwestię uiszczenia kaucji pozostaje ustawa o ochronie praw lokatorów. W artykule szóstym tejże ustawy stwierdzono, że kaucja za wynajem mieszkania w umowie najmu może determinować decyzję wynajmującego o przyznaniu prawa do użytkowania lokalu konkretnemu najemcy. Jeśli najemca odmawia zapłaty kaucji, wynajmujący ma pełne prawo do negatywnej decyzji odnośnie przyznania najmu. Zgodnie z ustawą, maksymalna wysokość kaucji nie może przekroczyć 12-krotności miesięcznego czynszu za wynajem lokalu. W praktyce kaucja w umowie najmu mieszkania opiewa na znacznie mniejsze kwoty. Ustawa o ochronie praw lokatorów określa dwa przypadki, kiedy kaucja za wynajem mieszkania w umowie najmu nie znajduje zastosowania.
Kaucja nie będzie pobierana, jeżeli transakcja dotyczy najmu lokalu zamiennego lub socjalnego; wpłaty zabezpieczającej nie trzeba uiszczać także w sytuacji zawierania umowy najmu w związku z zamianą lokalu, kiedy najemca uzyskał zwrot kaucji bez dokonania jej waloryzacji.
Wobec mechanizmu, jakim jest kaucja za mieszkania podstawa prawna, systematyzuje dotychczasowe praktyki i stwarza bezpieczne ramy dla obu stron umowy. Ustawa o ochronie praw lokatorów stanowi cenne źródło informacji dla wynajmującego i najemcy, dlatego zalecamy zapoznanie się z jej treścią przed podpisaniem umowy.
Ile powinna wynosić kaucja?
Wiemy już, co to jest kaucja za wynajem i gdzie szukać prawnych regulacji opisujących tę kwestię. W przypadku wartości kwotowych, jakie osiąga kaucja za mieszkanie, podstawa prawna determinuje jedynie górną granicę, nie wskazując dominujących trendów. Dlatego teraz odpowiemy na pytanie interesujące zarówno najemców, jak i wynajmujących- ile powinna wynosić kaucja? Na określenie wysokości kaucji wpływa wysokość miesięcznego czynszu, a także jakość wykończenia wnętrza i ewentualna obecność drogiego sprzętu RTV i AGD. Z kaucji pokrywane są bowiem wszelkie uszkodzenia, wchodzące w zakres odpowiedzialności najemcy. Najczęściej spotykamy się z obowiązkiem zapłaty kaucji w wysokości miesięcznego czynszu. Jednak osoby wynajmujące mieszkania z rynku pierwotnego często wymagają kaucji osiągającej dwu- lub trzykrotność miesięcznego czynszu. Takie postępowanie ma swoje uzasadnienie. Uszkodzenie nowych elementów wyposażenia generuje znacznie większe straty, przed którymi każdy właściciel chce się zabezpieczyć. Określenie wysokości kaucji może następować w procesie profilowania najemcy. Osoby wzbudzające subiektywnie mniejsze zaufanie lub posiadające zwierzęta domowe muszą się liczyć z większymi wymaganiami odnośnie do opłaty zabezpieczającej.
Czy kaucja zawsze jest zwrotna?
Czy wpłacona kaucja zawsze jest zwrotna? Czy ustawa o ochronie praw lokatorów podaje, kiedy kaucja nie podlega zwrotowi? Jeżeli lokator nie wypełni postanowień umowy w zakresie oddania lokalu w niezmienionym oraz niepogorszonym stanie, właściciel ma prawo do zatrzymania kaucji w wysokości niezbędnej do pokrycia kosztów remontu czy naprawy sprzętu domowego. Określenie zakresu uszkodzeń ma miejsce w trakcie sporządzania końcowego protokołu zdawczego, gdzie strony dokonują porównania stanu przed i po okresie najmu. Odpowiedź na pytanie, czy kaucja jest zawsze zwrotna, pozostaje zatem przecząca. Oprócz pokrywania z niej kosztów uszkodzeń spowodowanych przez najemcę, sytuacje, kiedy kaucja nie podlega zwrotowi, rozciągają się również na zaległości w opłatach czynszowych. Prawo do zatrzymania kaucji wynika jednak wyłącznie z roszczenia względem zawinionych uszkodzeń, a nie naturalnego zużycia. Kaucja za wynajem mieszkania w umowie najmu funkcjonuje jako mechanizm zabezpieczenia interesów właściciela. Warto mieć świadomość, że jej zatrzymanie przez wynajmującego nie ogranicza prawa do dalszych roszczeń za szkody przekraczające wartością wpłaconą kaucję.
Jak rozliczyć kaucję za wynajem lokalu?
Jeśli najemca oddaje lokal w nienaruszonym stanie, odpowiedź na pytanie, jak rozliczyć kaucję za wynajem lokalu, pozostaje bardzo prosta. Rozliczenie ma wówczas charakter automatyczny i wynika z zapisów umowy. Po sporządzeniu dokumentów kończących okres najmu, wynajmujący niezwłocznie oddaje najemcy pełną kwotę kaucji w formie gotówki lub przelewu na konto bankowe. Nieco bardziej skomplikowana pozostaje kwestia potrąceń dokonywanych przez wynajmującego, który musi rozliczyć się z nich przed organami podatkowymi. Potrącenia z tytułu zaległości czynszowej uprawniają do zatrzymania części kaucji. Pozyskane środki należy uznawać jako przychód z najmu i rozliczać w formie ryczałtu lub skali podatkowej. Zatrzymanie kaucji w celu naprawy szkód majątkowych spowodowanych przez najemcę podlega zakwalifikowaniu do innych źródeł uzyskania przychodu. Rozliczenie kaucji z najemcą musi opierać się o wyliczenia zakresu poczynionych szkód. Jeśli właściciel samodzielnie dokonał naprawy, potwierdzeniem poniesionych wydatków będą rachunki za materiały i kalkulacja kosztów robocizny.
Kaucja stanowi ważny element obsługi wynajmu, którego nie można traktować “z przymrużeniem oka”. Jej pobranie przez wynajmującego daje określony poziom komfortu i stanowi czynnik motywujący najemcę do korzystania z lokalu w sposób odpowiedzialny, zgodny z zapisami umowy.
