Opłaty pobierane od najemcy mieszkania dzielą się na koszty stałe i zmienne. Wysokość czynszu ustalona w umowie obejmuje stałą wartość, której ewentualne zmiany muszą być poprzedzone aneksem do umowy. Z kolei w kosztach zmiennych znajdziemy wszelkiego rodzaju opłaty za media, podlegające odrębnemu rozliczeniu w zależności od zużycia. O ile opłaty czynszowe nie stanowią problemu dla wynajmującego, o tyle rozliczenia mediów rodzą wiele pytań odnośnie skutecznych metod kalkulacji. Przedstawiamy zatem poradnik o tym, jak poprawnie dokonywać rozliczenia mediów za wynajmowane mieszkanie. Dokonamy analizy mediów z podziałem na poszczególne rodzaje i opowiemy o sprawdzonych sposobach zarządzania opłatami ze strony najemców.
Spis treści:
- Jakie media powinny być uwzględnione w umowie najmu mieszkania?
- Jak pobierać opłaty za media przy wynajmowaniu mieszkania?
- Opłata za media a podatek VAT
- Rozliczenie mediów po zakończeniu najmu
Jakie media powinny być uwzględnione w umowie najmu mieszkania?
Zanim dowiemy się, jak rozliczyć media w umowie najmu, warto uświadomić sobie zakres świadczeń wymagających rozliczenia. Pełny katalog mediów w mieszkaniach obejmuje energię elektryczną, gaz, ogrzewanie, wodę (z podziałem na zimną i ciepłą), a także abonament internetowy i telewizyjny. Jeśli w wynajmowanym mieszkaniu właściciel zapewnia dostęp do każdego z nich, sposoby ich rozliczenia należy uwzględnić w umowie najmu. Sprawę komplikuje nieco fakt, że każdy rodzaj mediów podlega innemu harmonogramowi opłat. Przykładowo, rachunki za energię elektryczną na terenie Warszawy obejmują opłaty z góry uzależnione od prognoz tworzonych na podstawie zużycia z wcześniejszych okresów. Po 6. miesiącach właściciel mieszkania otrzymuje jednak rozliczenie kosztów faktycznego zużycia, które mogą generować nadpłatę lub niedopłatę. Prognozowaniu podlega także ogrzewanie, płacone w cyklu miesięcznym i obejmujące końcowe rozliczenie po zakończeniu sezonu grzewczego. W każdej spółdzielni czy wspólnocie jest to inny okres rozliczeniowy. Dodatkowo indywidulane rozliczanie ciepła w lokalu jest przeprowadzane w różny sposób (zaliczki na mieszkanie bez urządzeń pomiarowych, tzw ciepłomierze na wejściu do mieszkania oraz podzielniki ciepła montowane na kaloryferach). Jeśli mieszkanie korzysta z przyłącza gazowego, rachunki dotyczą zazwyczaj dwumiesięcznego okresu i są opłacane z góry, a następnie zestawiane z faktycznym zużyciem co 6 miesięcy. W przypadku Internetu i abonamentu telewizyjnego, mamy przeważnie do czynienia z rozliczeniem miesięcznym w ramach stałej opłaty abonamentowej.
Wynajmujący musi stawić czoła zmiennym okresom rozliczeniowym dla poszczególnych mediów i stworzyć efektywny system regulowania rachunków. Rozliczanie mediów w wynajmowanym mieszkaniu może przybierać rozmaite formy, w zależności od ustaleń z najemcą. Niezależnie od indywidualnych odpowiedzi na pytanie: jak pobierać opłaty za media w wynajmowanym mieszkaniu, postanowienia odnośnie do przyjętej metody powinny znaleźć swoje odzwierciedlenie w zapisach umowy.
Jak pobierać opłaty za media przy wynajmowaniu mieszkania?
Istnieje kilka głównych metod na rozliczanie mediów w wynajmowanym mieszkaniu, uwzględniających odpowiedzialność obu stron umowy i formę przyjmowania rachunków od dostawcy. Pierwszą z nich stanowi przepisanie rachunków na najemcę i zobowiązanie go do samodzielnego regulowania wszelkich opłat. Takie rozwiązanie jest korzystne dla wynajmującego w kwestiach oszczędności czasu i poziomu bezpieczeństwa. Ewentualne zaległości w spłatach rachunków będą podlegały windykacji od najemcy, a nie od wynajmującego. Pozostawienie obowiązku opłacania rachunków na rzecz najemcy może przynosić zagrożenie jedynie w przypadku rażących zaległości finansowych. Dostawcy prądu i gazu będą wówczas zmuszeni do odłączenia mediów, co w oczywisty sposób uniemożliwi funkcjonowanie w mieszkaniu do czasu uregulowania należności.
Druga metoda na rozliczanie mediów w wynajmowanym mieszkaniu polega na dokonywaniu opłat przez właściciela, który zakłada na ten cel określoną pulę środków finansowych, a następnie dokonuje miesięcznego rozliczenia z najemcami. Wszystkie rachunki prowadzone są wówczas na nazwisko właściciela. Metoda ta gwarantuje pełną kontrolę nad procesem dokonywania opłat, jednak obniża płynność finansową właściciela, który musi wydać własne pieniądze, zanim uzyska ich zwrot od najemców. Metoda samodzielnego opłacania rachunków jest najczęściej wybierana przez właścicieli wynajmujących jedną lub kilka nieruchomości. W przypadku większej liczby mieszkań na wynajem, metoda opłacania rachunków przez właściciela jest nie efektywna czasowo.
Trzecią metodą, która pozostaje nieco zmienioną wersją poprzedniej, staje się wprowadzenie przez właściciela opłaty ryczałtowej za wszystkie media i doliczeniu jej do miesięcznego czynszu, a następnie okresowego rozliczania na podstawie faktycznego zużycia. Właściciel dalej pozostaje osobą odpowiedzialną za rozliczenia z dostawcami, jednak nie musi zakładać własnych środków z góry, gdyż otrzymuje od najemcy ustaloną w umowie zaliczkę na spłatę rachunków.
Udzielenie odpowiedzi na pytanie, jak pobierać opłaty za media przy wynajmowaniu mieszkania, w dużej mierze zależy od osobistych preferencji i wygody właściciela. Należy jednak pamiętać o konieczności zawarcia odpowiednich zapisów w umowie najmu, które pozwolą uniknąć nieporozumień i jasno ustalą zakres odpowiedzialności właściciela i najemcy.
Jak rozliczyć prąd przy wynajmie?
Wiemy już, jak pobierać opłaty za media przy wynajmowaniu mieszkania i jakie istnieją główne metody na rozliczanie mediów w wynajmowanym mieszkaniu. Pora na wyjaśnienie, jak rozliczyć prąd przy wynajmie, uwzględniając w nim prognozy i faktyczne zużycie energii elektrycznej. Podstawowym źródłem wiedzy, które powie jak rozliczyć prąd przy wynajmie, stają się wskazania licznika i rachunki wysyłane przez dostawcę. Jeżeli mieszkanie jest w całości zajmowane przez jednego najemcę, nie powinno być większych problemów z kalkulacjami.
Jak rozliczyć wodę przy wynajmie?
Właściciel mieszkania najczęściej nie musi martwić się o to, jak rozliczyć wodę przy wynajmie, gdyż wszelkie kalkulacje wykonają za niego administracja lub wspólnota mieszkaniowa. Rozliczenie mediów po zakończeniu najmu, jak i w jego trakcie, pociąga za sobą konieczność zsumowania zużycia widniejącego na liczniku w całym okresie obowiązywania umowy najmu. Zaliczki na poczet zużycia wody ciepłej, zimnej i odprowadzania ścieków, uwzględnione są w czynszu. O ewentualnych dopłatach za wyższe zużycie właściciel będzie poinformowany w terminie ustalonym w umowie ze spółdzielnią (to 3 miesiące lub obecnie najczęściej 6 miesięcy). Odpowiedź na pytanie, jak rozliczyć wodę przy wynajmie, nie należy zatem do najbardziej skomplikowanych zagadnień. W obecnej sytuacji rosnących kosztów mediów często zdarza się, że spółdzielnie lub wspólnoty mieszkaniowe przy rozliczeniu zużycia zwiększają koszt za 1 m3 podgrzewania wody w stosunku do kosztu przyjętego przy kalkulacji zaliczek. Należy tu jednak wyraźnie zaznaczyć, że opieranie się na samych rachunkach od dostawcy może rodzić problemy z nadpłatami, które pojawią się już po zakończeniu umowy najmu. Lokatorzy często kończą wynajem mieszkania przed okresem rozliczeniowym, co utrudnia rozliczenie dodatkowych kosztów, które mogą się pojawić w rozliczeniu. Dlatego rozliczenie mediów po zakończeniu najmu zawsze powinno opierać się na spisaniu protokołu zdawczo-odbiorczego i wykazaniu faktycznego zużycia w okresie najmu.
Jak rozliczyć media w umowie najmu – pozostałe opłaty
Rozliczenie gazu odbywa się na podobnych zasadach, co opisane wcześniej inne media. Kluczowe jest tutaj wskazanie, na kim spoczywa odpowiedzialność za faktyczne wykonywanie przelewów do dostawcy i kto musi pilnować terminów płatności. W przypadku Internetu i telewizji, powszechną praktyką wynajmujących staje się obowiązek zawarcia umowy z dostawcą mediów przez najemcę. Rozliczenie mediów po zakończeniu najmu będzie łatwiejsze, a właściciel nie będzie musiał opłacać rachunków za Internet w czasie, kiedy mieszkanie stoi puste.
Opłata za media a podatek VAT
Zgodnie z obowiązującą wykładnią prawa, dostawa mediów traktowana jest jako usługa związana z najmem całego mieszkania. Co do zasady, opłata za media a podatek VAT podlegają takim samym regulacjom. Wyrok NSA z 2011 rozwiązał kwestię, która wcześniej budziła wiele wątpliwości. Wyrok ten dał możliwość potraktowania najmu i dostawy mediów jako tej samej usługi i wystawienia na nią jednej faktury VAT. Usługa dostawy mediów do wynajmowanego mieszkania podlega tym samym zwolnieniu przedmiotowemu od całości uzyskanych przychodów. Polski Ład nie zmienił znacząco przepisów odnośnie do najmu prywatnego. Opłaty za media dalej będzie można wyłączać z przychodów, obniżając tym samym podstawę opodatkowania. Opłata za media a podatek VAT jest zagadnieniem odnoszącym się także do odsprzedaży mediów najemcom lokali użytkowych. W ich przypadku zastosowanie znajduje podstawowa stawka VAT.
Rozliczenie mediów po zakończeniu najmu
Wiemy już, jak rozliczyć media w umowie najmu w czasie jej obowiązywania. Mamy świadomość, jak pobierać opłaty za media przy wynajmowaniu mieszkania i jakie metody ku temu stosować. Na koniec warto wspomnieć jeszcze o tym, jak wygląda rozliczenie mediów po zakończeniu najmu.
Jak skutecznie rozwiązań umowę z najemcą, aby nie narażać się na straty finansowe? Przede wszystkim należy spisać z najemcą protokół zdawczo-odbiorczy, wykazujący wskazania wszystkich liczników mediów. W protokole musimy zamieścić podpisy obu stron, które potwierdzają przedstawioną tam treść. Jeżeli zakończenie najmu następuje przed okresem rozliczeniowym we wspólnocie mieszkaniowej lub spółdzielni, wartości wpisane w protokole zdawczo-odbiorczym będą stanowiły punkt graniczny odpowiedzialności najemcy. Rozliczenie mediów po zakończeniu najmu wymaga także rozwiązania kwestii dostawy Internetu. Jeśli najemca wybrał własnego dostawcę, jest on zobowiązany do zakończenia z nim umowy i samodzielnego uregulowania ewentualnych należności. Jeżeli dostawą Internetu zajmował się wynajmujący, wówczas rozliczenie z tego tytułu powinno być zawarte w standardowych kosztach najmu i nie wymaga dodatkowych działań.
